Primair en voortgezet onderwijs

Iedere onderwijsinstelling is uniek. De omvang van uw instelling is mede bepalend voor manier waarop u de financiële- en administratieve huishouding heeft ingericht. In het Primair Onderwijs (PO) zien we veel kleine organisaties die deze taken hebben uitbesteed aan administratiekantoren. Bij grotere instellingen – in het Primair Onderwijs en Voortgezet Onderwijs – is het vaak intern georganiseerd met een eigen team van medewerkers. Als onderwijsaccountant werken we met beiden samen om ervoor te zorgen dat uw jaarlijkse verplichte controle voldoet aan de wettelijk gestelde eisen.

Maar dat is de basis. Horlings is meer dan een handtekening!

Naast de jaarlijks verplichte controle zijn wij bekend met specifieke onderwijskwesties. We hebben creatieve oplossingen op het gebied van verslaggeving, governance, administratieve organisatie, rechtmatigheidsvraagstukken, belastingen en subsidie verantwoordingen.

U kunt erop rekenen dat we een belangrijke pro actieve bijdrage leveren aan het optimaliseren van uw processen en het professionaliseren van uw organisatie.

Primair Onderwijs

Sinds augustus 2006 worden alle onderwijsinstellingen bekostigd middels het lumpsumsysteem. De eerste sector is al ruim twintig jaar geleden overgegaan op dit systeem. De laatste sector was de sector PO.  Het zogenaamde lumpsumbudget, dat de onderwijsinstelling per schooljaar (augustus t/m juli) ontvangt, betreft een totaalbedrag voor de personele en materiële kosten. In de besteding van het budget worden de instellingen verder (binnen het kader van de financiële rechtmatigheid) vrijgelaten. Op deze manier kunnen zij hun beleid en onderwijs afstemmen op de situatie op en rond hun opleidingscentrum/school. Dit vereist een adequate organisatie en visie van het bestuur.

Veel PO instellingen hebben hun financiële en personele administratie uitbesteed aan administratiekantoren, deze administratiekantoren ondersteunen de instellingen ook vaak bij vraagstukken betreffende de verdere professionalisering van hun organisatie. De controles van de accountant zijn daardoor vaak minder zichtbaar voor de instelling en spelen zich veel al af op de administratiekantoren. Samen met het desbetreffende administratiekantoor plannen wij de controle zodanig dat de voorafgestelde deadline en het vaste budget behaald worden.

Ondanks deze tussenkomst vindt Horlings het belangrijk contact te onderhouden met de instelling zelf, afhankelijk van de behoefte en de omvang van de instelling kan dit variëren tot een persoonlijk gesprek na afloop van de controle waarin de jaarrekening en de managementletter besproken worden tot meerdere gesprekken zowel gedurende het boekjaar als na afloop van het boekjaar. Daarnaast zijn wij altijd telefonisch of via de email bereikbaar voor prangende vragen waarmee de instelling niet kan/wil wachten tot een volgende ontmoeting.

Voortgezet Onderwijs

Het voortgezet onderwijs is als één na laatste sector al sinds 1995 over op de lumpsum bekostiging. Daarnaast zijn VO scholen vaak groter dan PO scholen, waardoor er eerder dan bij een PO instelling sprake is van een goed georganiseerde instelling. Veel VO instellingen hebben hun financiële administratie niet uitbesteed aan een administratiekantoor, maar voeren deze intern. Hierdoor vind de accountantscontrole veel meer dan in het PO plaats op de instelling zelf. Waarbij het vaak wenselijk is dat de accountant gedurende de controle extra aandacht besteed aan de inrichting van de administratieve organisatie en interne beheersing.

De bekostiging van een VO instelling is volledig afhankelijk van de 1 oktobertelling. Bij deze 1 oktobertelling dient de instelling een Assurance-rapport van de accountant te verkrijgen. Het onderzoek naar de juistheid van de 1 oktobertelling dient afgerond te zijn voor 30 juni van het daarop volgende jaar, gelijk met de jaarrekening. Gezien de druk op de administratie die een jaarrekeningcontrole met zich mee kan brengen is het vaak wenselijk het onderzoek naar de bekostigingsgegevens uit te voeren in december of januari. Bij het opmaken van deze planning denkt Horlings graag met de instelling mee.

Wij vinden persoonlijk contact belangrijk, zowel bij de uitvoering als na afloop van de controle. Tijdens de gesprekken komen vaak specifieke onderwijskwesties ter sprake en bespreken we uiteraard de jaarrekening en onze managementletter.